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TCP: Ep.009 – Cómo utilizar correctamente tu agenda

May 5, 2019

TCP: Ep.009 - Cómo utilizar correctamente tu agenda

 

Si quieres ser un poco más organizado con tu agenda y no sabes cómo, esta es la publicación para ti. Toma notas de los siguientes consejos que tenemos para ustedes sobre cómo utilizar correctamente su agenda. Una vez terminen de leer la publicación, comiencen a utilizar correctamente su agenda desde comenzar a programar sus citas, sus tareas o sus notas. Utilizar bien su agenda no solo les ayudará a organizar su rutina, sino también a perder menos tiempo. 

 

 

Quizás te ha pasado que anotaste algunas cosas en las páginas de enero porque querías comenzar el año con el pie derecho pero de repente en los siguientes meses todo está en blanco, y en el peor, peor de los casos la agenda completa está vacía. No te sientas mal, esto tiende a pasar mucho y básicamente se debe a la falta de disciplina y compromiso.

 

Si siempre has querido utilizar tu agenda correctamente, toma nota a estos consejos que compartimos con ustedes.

PASOS PARA UTILIZAR CORRECTAMENTE TU AGENDA

1. Elige una agenda que de verdad te guste: Hoy en día las agendas se consiguen donde quiera, puedes conseguir una diaria, semanal o mensual. De gran tamaño para que no se te quede nada o pequeñas que quepan en tu cartera. Lo importante es que selecciones la correcta para ti, la que cumpla con todas tus necesidades, la que de verdad te guste y sepas que la vas a utilizar. No la compres a la prisa, porque muchas veces que pasa eso, es resultado de que nunca la usarás. Recuerda no es solo tener una agenda “linda” sino una agenda práctica que de verdad funcione y te de resultados en cuanto a tu organización.

 

2. Anota todas tus actividades: A veces pensamos que tenemos que hacer cosas que no tienen mucha importancia, pero recuerda es tu agenda y en ella puedes anotarlo TODO. Desde el tiempo que te toma llevar a los kids a la escuela, hasta sus actividades escolares o fuera de la escuela, los almuerzos con amigas o cenas familiares, la cita al beauty (esto es súper importante), las reuniones profesionales, etc. Nunca subestimes una tarea, anotarlo todo te da una mejor visión de lo que son tus días y ya vas conociendo como manejarlos.

 

3. Has buen uso del tiempo en tu agenda: Esta parte es clave al momento de utilizar tu agenda, para que tengas un buen control de todas tus tareas o actividades, anota el tiempo que dura cada una de ellas. Así sabrás el tiempo que te queda libre en el día para ti o para poder realizar otras tareas que habías dejado fuera o que quizás habías olvidado.

 

4. Revisa tu agenda durante el día: No ignores por completo tu agenda mientras va pasando el día, ve revisándola para saber cuál es la próxima actividad, es normal que se te pueda olvidar. Recuerda que organizar bien tu tiempo te podrá garantizar que lo aproveches al máximo. Muchas veces cuando las personas olvidan sus agendas es por la frustración de siempre sentirse atrasados con actividades porque ya deberían estar completadas. La agenda es simplemente una herramienta de planificación, para que funcione por completo debes poner de tu parte con esfuerzo y acción. Aún no existe una agenda que haga las tareas por ti, ella solo te ayuda a tener un control de lo que tienes que hacer.

 

5. Lleva tu agenda siempre contigo: Este es el paso #1 cuando ya sabes que eres de los que olvida su agenda y ya no vuelve a escribir nada más. Esto te permitirá poder verla en cualquier momento y saber bien tus actividades pendientes. De igual forma, si surge algo en el día, tendrás tu agenda a la mano para anotarlo súper rápido.

 

6. Usa tu agenda como diario: Quizás hayan días en los que no sientas ganas de escribir tareas o que simplemente estás libre y no hay nada que anotar, piensa en utilizar ese espacio como si fuera un diario personal. Anota algo que pasó durante ese día, frases que te motiven, o escribe brevemente en qué consistió tu día, muchas veces nos ayuda en cantidad desahogarnos y sacarnos del sistema algo que nos haya pasado, si quizás fue algo no muy positivo mejor aún porque lo dejas salir.

 

7. Deja espacios en blanco entre tareas: De esta manera vas a evitar tener que cambiar muchas tareas. Depende de cual sea tu tarea hay que dejar un margen de error mayor o menor. Debes tener en cuenta que habrán momentos en donde las reuniones se pueden alargar durante mucho rato, a diferencia de las tareas rutinarias, ya que son cosas que hacemos sin pensar y siempre a la misma velocidad. No todas las tareas son iguales o te tomarán el mismo tiempo, el dejar ese margen de error te ayudará a tener mejor control de tu tiempo.

Tu agenda también te puede ayudar a controlar tus finanzas, a organizar largas tareas y a aprovechar más tu tiempo. Además, es una buena manera de proponerte nuevas metas, establecer deadlines y objetivos. Disfruta de tus días con menos estrés y mucha más organización. ¡Tu agenda tiene que ser your best friend!

¿CÓMO DIFERENCIAR SI UNA TAREA ES URGENTE O IMPORTANTE?

 

Tarea Urgente: 

La urgencia se asocia con el tiempo. Aumenta a medida que te quede menos tiempo para la fecha límite (deadline).

  • Entre dos tareas que te requieren el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite desde antes.
  • Si tienes dos tareas con la misma fecha límite, la más urgente es la que te pueda tomar más tiempo en hacer.
  • Si por alguna razón la fecha límite de una tarea cambia, esta se vuelve menos urgente.
  • Si por alguna razón te das cuenta de que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente que todas las que tengas antes.
  • Una tarea que NO tiene fecha límite nunca será urgente.

Desde el momento en que una tarea tiene fecha límite (deadline), esa tarea es como mínimo ya es un poco urgente.

 

Tarea Importante:

La importancia se asocia a las consecuencias. Una tarea que tengas que realizar, aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en el proceso también aumentan. En otras palabras, si las consecuencias que sufriremos por no hacer una tarea son graves, es una tarea importante.

  • Dos tareas que tengan consecuencias similares, sin importar el volumen de trabajo o dificultad que esta tenga, ambas son igualmente importantes. (Ej: Escribir un reporte de seguidores, es tan importante como llevarlo a la persona que lo solicitó).
  • Entre dos tareas, aunque ambas no se parezcan en nada, la más importante siempre será la que cause efectos más graves en caso de NO completarla.
  • Aunque la tarea no cambie, las consecuencias de esta si pueden cambiar. Si lo hacen, por ende la importancia de la tarea cambia también (esta aumenta o se reduce).

Como pueden ver, todo lo que les he mencionado tiene que ver en muchos aspectos con la disciplina y compromiso. Una vez que te acostumbras a crear el hábito de escribir tus tareas, es necesario que te comprometas a cumplirlas. Muchas veces al final del día volvemos a ver nuestra agenda y pensamos, WOW hice todo esto. Una vez comiences a utilizar tu agenda con más regularidad, verás los cambio en el manejo de tu tiempo y ya no te sentirás con la sensación de que tu día fue poco productivo. Vas a saber que hiciste en cada momento del día y te sentirás bien contigo mismo.

 

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The Colorful Podcast somos Frances y Scheila, dos hermanas apasionadas por la creatividad, el empoderamiento, la belleza… ¡y el mac & cheese! Juntas creamos el blog Colorful Disaster en el año 2013. Servir de influencia positiva para inspirar, ayudar y motivar a otros a llevar un mejor estilo de vida es nuestra misión.